Tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

Giải pháp tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

Với những công ty có nhiều chi nhánh thì việc lắp đặt tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh là việc hết sức quan trọng và cần thiết để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi và chuyên nghiệp hơn. Vì vậy, hiện nay, số lượng công ty có nhiều chi nhánh có nhu cầu lắp đặt tổng đài ngày càng tăng.

1. Giải pháp tổng đài mang lại những lợi ích gì?

Với giải pháp tổng đài ảo doanh nghiệp không phải mất chi phí cho việc bảo quản và quản lý như tổng đài truyền thống trước đây. Tất cả đều được nhà cung cấp hỗ trợ miễn phí.

Giai Phap Tong Dai Ao Cho Cong Ty Co Nhieu Chi NhanhLợi ích tổng đài ảo mang lại

Doanh nghiệp không cần đầu tư hệ thống trả lời tự động hay cả hệ thống hướng dẫn quay số. Vì tổng đài cho phép quản lý hệ thống và điều hướng cuộc gọi một cách dễ dàng. Ở bất cứ địa điểm nào dù là các phòng ban khác nhau, chi nhánh trong hay đến cả ngoài nước và thậm chí ở nhà hoặc ngoài quán cafe cũng có thể nhận được cuộc gọi chỉ cần có kết nối internet. Không những thế khi sử dụng, thì các chi nhánh trên toàn quốc và trên thế giới có thể kết hợp với nhau miễn phí, nhiều người có thể đàm thoại cùng một lúc một cách dễ dàng. Tổng đài ảo cũng có khả năng tương thích với điện thoại IP chuẩn SIP của nhiều hãng khác nhau.

2. Những tính năng của tổng đài ảo

Tổng đài ảo ra đời như là một giải pháp mới giúp các doanh nghiệp, công ty, tổ chức tháo gỡ được những khó khăn đang gặp phải khi lắp đặt tổng đài truyền thống. Các tính năng của tổng đài ảo bao gồm:

Giai Phap Tong Dai Ao Cho Cong Ty Co Nhieu Chi Nhanh 1Các tính năng của tổng đài ảo

  • Quản trị hệ thống dễ dàng, thiết lập cấu hình chỉ cần thông qua mạng internet hoặc các phần mềm chuyên dụng mà không đòi hỏi lắp đặt thiết bị đắt tiền.
  • Quản lý tốt danh sách cuộc gọi, khắc phục tình trạng cuộc gọi lỡ khi hệ thống nhận cùng lúc nhiều cuộc gọi đến
  • Ghi âm cuộc gọi tự động giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm tra, rà soát khi có nhu cầu.
  • Được trang bị các tính năng thoại tiên tiến như: lưu trữ cuộc gọi, gọi giữa 3 máy, tin nhắn thoại, chuyển số máy, chặn cuộc gọi… giúp doanh nghiệp khai thác hiệu quả đường dây tổng đài.
  • Dễ dàng tích hợp được với các phần mềm tiên tiến nhằm phục vụ đa dạng nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp hiện nay.
  • Dễ dàng bổ sung thêm các thiết bị đầu cuối khi có nhu cầu cài đặt thêm một số liên lạc mới.
  • Tự động cài lời chào, hướng dẫn chuyển đổi số để khách hàng chủ động liên lạc đến bộ phận cần hỗ trợ.
  • Hệ thống dễ dàng được mở rộng mà không cần đòi hỏi mất nhiều nhân lực, vật lực trong lắp đặt cũng như điều hành.

3. Giải pháp tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

Khi mà hệ thống tổng đài truyền thống đã bộc lộ những “lỗ hổng” không còn phù hợp với sự phát triển chung của xã hội. Giải pháp tổng đài ảo ra đời hoàn toàn khắc phục những hạn chế trên. Lấp đầy những “lỗ hổng” mà tổng đài trước đây chưa làm được, cụ thể:

Giai Phap Tong Dai Ao Cho Cong Ty Co Nhieu Chi Nhanh 2Giải pháp tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

  • Không mất chi phí đăng ký cũng như lắp đặt.
  • Được nhà cung cấp hỗ trợ 100% toàn bộ hệ thống tổng đài.
  • Bảo hành vĩnh viễn khi có các sự cố liên quan đến thiết bị.
  • Tiết kiệm chi phí và không cần chuyên gia quản trị hệ thống.
  • Tự thiết lập hệ thống tự động trả lời và hướng dẫn quay số chuyển tới các máy nhánh hay hộp thư thoại ,…
  • Nhân viên không cần phải túc trực ở văn phòng, luôn có thể nhận cuộc gọi của khách hàng mọi lúc mọi nơi.

4. Những lợi ích và khó khăn khi sử dụng tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

4.1 Lợi ích khi áp dụng giải pháp tổng đài

Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự. Cũng như người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình. Đều được thông qua internet với trình duyệt web. Và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

Đây là giải pháp tối ưu nhất đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh cố định. Hoặc không cố định khi sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ.

Giải pháp tổng đài cho phép sử dụng đàm thoại nội bộ mà không hề phát sinh chi phí. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa chi phí quản lý nhân sự. Cũng như chi phí bảo trì bảo dưỡng hệ thống. Như vậy, nó hoàn toàn thích hợp với hầu hết tất cả các loại hình doanh nghiệp.

4.2 Những khó khăn cho doanh nghiệp khi chưa áp dụng giải pháp tổng đài

  • Liên kết nội bộ giữa các phòng ban, các chi nhánh với nhau bị gián đoạn hoặc khó khăn.
  • Tốn cước gọi và chi phí cho các cuộc gọi thông thường hoặc các phương pháp liên lạc truyền thống khác.
  • Không đồng bộ giữa số liên lạc giữa các phòng ban, khó quản lý và sử dụng.
  • Khách hàng khó liên lạc hoặc khó gặp phòng ban chuyên trách để giải quyết đúng vấn đề của mình.
  • Không lưu trữ cũng như quản lý được dữ liệu cuộc gọi, lịch sử cuộc gọi.
  • Quá trình chăm sóc khách hàng bị rời rạc, không nhất quán.

5. Quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

Giai Phap Tong Dai Ao Cho Cong Ty Co Nhieu Chi Nhanh 3Quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh

Bước 1: Nhân viên tiếp nhận yêu cầu lắp đặt và thông tin từ khách hàng sau đó hẹn thời gian đến tận nơi lắp đặt để khảo sát sơ đồ tổng thể địa điểm muốn lắp đặt tổng đài.

Bước 2: Tư vấn và thiết kế để khách hàng lựa chọn được sản phẩm phù hợp với công ty mình. Tiếp theo tính toán số lượng dây và ống gel tới từng vị trí phục vụ cho việc lắp đặt.

Bước 3: Tiến hành báo giá hệ thống và tiến hành thi công, lắp đặt hệ thống tổng đài cho công ty có nhiều chi nhánh khi khách hàng đống ý với phương án tiến hành.

Bước 4: Thực hiện bàn giao nghiệm thu, hướng dẫn khách hàng sử dụng, vận hành và bảo trì hệ thống tổng đài.

Bước 5: Làm hóa đơn thanh toán và giao phiếu dịch vụ bảo hành hệ thống tổng đài cho khách hàng.

Bước 6: Chăm sóc khách hàng sau khi thực hiện dịch vụ lắp đặt như: theo dõi hoạt động của hệ thống và xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình hoạt động của tổng đài.

Nếu có nhu cầu lắp đặt tổng đài ảo cho công ty có nhiều chi nhánh hãy liên hệ ngay với Worldfone để được tư vấn chi tiết theo mục tiêu kinh doanh của bạn, cũng như sẵn sàng hỗ trợ demo giúp bạn trải nghiệm ngay.

 

Share your love
0906039838
Facebook Chat Skype Maps