giữ kết nối tổng đài ảo

Làm gì để giữ kết nối tổng đài ảo khi mất điện hoặc Internet?

Sự thay thế của tổng đài ảo cho phần mềm tổng đài vật lý truyền thống đã giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa những rủi ro, sự cố có thể xảy ra trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên sẽ không có bất cứ phần mềm nào hoàn hảo về mọi mặt. Các hoạt động trên tổng đài ảo phụ thuộc hoàn toàn vào internet, chính vì thế sẽ không tránh khỏi việc gặp gián đoạn trong quá trình sử dụng khi mất điện, mất internet bất chợt.

Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cách để giữ kết nối tổng đài ảo của bạn hoạt động không bị gián đoạn.

Cách giữ kết nối tổng đài ảo khi mất điện hoặc Internet

1. Chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài sang số điện thoại

Đây là một cách giữ kết nối của tổng đài ảo khi mất điện bất chợt vô cùng hiệu quả. Hệ thống tổng đài VoIP có chức năng chuyển tiếp cuộc gọi từ tổng đài sang số điện thoại cá nhân của tư vấn viên, giúp cuộc gọi của khách hàng đến doanh nghiệp luôn được diễn ra suôn sẻ dù gặp bất kỳ trường hợp đột ngột nào. Ví dụ như ngoài giờ trực tổng đài, mất điện bất chợt, đường truyền internet không ổn định,…Để làm được điều đó, khi thiết lập tổng đài bạn chỉ cần đăng ký các đầu số gọi ra ngoài hệ thống, thiết lập chức năng chuyển tiếp cuộc gọi tự động và cuối cùng là cấu hình theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Lam Gi De Giu Ket Noi Tong Dai Ao Khi Bi Mat DienChuyển cuộc gọi sang số điện thoại

2. Kết nối với nguồn điện dự phòng

Khi đã xác định hệ thống điện thoại nội bộ của Doanh nghiệp bị gián đoạn do nguyên nhân mất điện. Bạn cần kết nối hệ thống với nguồn điện dự phòng chẳng hạn như UPS, máy phát điện… mà bạn có.

Lam Gi De Giu Ket Noi Tong Dai Ao Khi Bi Mat Dien 1Nguồn điện dự phòng

Để khôi phục hệ thống hoạt động bình thường, bạn cần cung cấp điện cho cả đường truyền internet của mình, ví dụ modem, bộ định tuyến, bộ chuyển mạch, điện thoại VoIP…

Tuy nhiên bạn cũng cần xác định nhà cung cấp internet cho Doanh nghiệp của bạn không bị ảnh hưởng bởi sự cố mất điện. Trường hợp sự cố từ chính nhà cung cấp internet thì bạn cần liên hệ ngay với họ để hệ thống được hoạt động bình thường.

3. Chuyển từ cuộc gọi thoại sang thư thoại

Khi mất điện bất chợt, bạn hoang mang không biết phải làm sao để giữ kết nối cuộc gọi với khách hàng. Đừng lo lắng bởi tổng đài ảo có hỗ trợ chức năng thư thoại, khách hàng có thể để lại lời nhắn, nhu cầu, câu hỏi của mình. Thư thoại có thể được lưu lại kể cả khi mất điện hay mất kết nối mạng. Ngoài ra, bạn cũng có thể thiết lập chuyển tiếp thư thoại sang email để dễ dàng xử lý hơn.

4. Tìm kiếm nhà cung cấp internet dự phòng

Hệ thống tổng đài cloud phụ thuộc hoàn toàn vào điện và internet nên để đảm bảo hơn cho sự ổn định và chất lượng cuộc gọi, ngoài nguồn điện dự phòng ra bạn cũng cần tìm kiếm thêm một nhà cung cấp dịch vụ internet dự phòng cho vài trường hợp khẩn cấp. Bởi đôi khi, đường truyền internet không ổn định có thể do nhà cung cấp internet đó.

5. Chọn nhà cung cấp VoIP đáng tin cậy

Thực tế đôi khi gián đoạn hệ thống tổng đài ảo xảy ra từ phía các nhà cung cấp. Chính vì vậy, ngoài việc xử lý các vấn đề phát sinh tại Doanh nghiệp như mất điện, mất internet… thì bạn cũng cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp hoạt động ổn định.

Lam Gi De Giu Ket Noi Tong Dai Ao Khi Bi Mat Dien 2Nhà cung cấp VoIP đáng tin cậy

Ngoài ra, bạn cũng cần đặt vấn đề sự cố có thể xảy ra trong tương lai và yêu cầu phía nhà cung cấp thiết kế xây dựng hệ thống đảm bảo tính hoạt động liên tục luôn ở mức cao nhất.

6. Chuyển cuộc gọi đến một địa điểm kinh doanh khác

Nếu văn phòng của bạn cần thực hiện các giao dịch với khách hàng thông qua điện thoại, bạn phải hành động nhanh chóng để các cuộc gọi không bị gián đoạn.

Nếu công ty của bạn có nhiều địa điểm, bạn có thể chuyển tất cả các cuộc gọi đến văn phòng khác. Cách khắc phục nhanh này thường gặp ở các tổng đài Call Center khi họ gặp sự cố và cần chuyển tất cả các cuộc gọi đến một nhóm bên ngoài khác.

Đảm bảo rằng nhà cung cấp dịch vụ điện thoại của bạn có các tính năng cần thiết để thực hiện việc này. Với Worldfone, bạn chỉ cần cho chúng tôi biết bạn muốn kích hoạt chuyển tiếp vị trí và chúng tôi sẽ đáp ứng mọi nhu cầu từ bạn.

Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin chúng tôi muốn chia sẻ. Chúc các bạn thành công!

Share your love
0906039838
Facebook Chat Skype Maps