Dịch vụ tổng đài ảo là gì? Các tính năng của tổng đài ảo?

Tổng đài ảo đã trở thành cụm từ khá quen thuộc với nhiều doanh nghiệp. Nhưng không hẳn ai cũng hiểu rõ dịch vụ tổng đài ảo là gì? Các tính năng của nó mang lại. Để hiểu chi tiết và cụ thể nhất về tổng đài ảo, mời bạn tham khảo bài viết dưới đây.

  1. Dịch vụ tổng đài ảo là gì?

Dịch vụ tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường.

  1. Các tính năng của tổng đài ảo?

+ Báo cáo thống kê cuộc gọi, quản lý thông tin khách hàng: Các phần mềm tổng đài ảo hiện nay đều cho phép ghi âm và nghe lại cuộc gọi, lưu lịch sử cuộc gọi, thống kê thời gian thực.

+ Tính năng IVR: Khi bạn gọi điện đến tổng đài của một doanh nghiệp bất kì (ngân hàng, nhà mạng…), bạn thường nghe thông điệp như: “Cám ơn quý khách đã gọi điện đển tổng đài của công ty chúng tôi. Để tra cứu thông tin tài khoản vui lòng ấn phím 1. Để tư vấn và giải đáp các thông tin liên quan đến thẻ tín dụng vui lòng ấn phím 2…”. Sau đó, tùy vào sự tương tác của thuê bao gọi đến, hệ thống sẽ định hướng cuộc gọi theo mong muốn của khách hàng. Tính năng hướng dẫn chi tiết một cách tự động cho người gọi, điều hướng cuộc gọi đến các bộ phận chuyên môn để giải quyết rắc rối của khách hàng. Với tính năng IVR, doanh nghiệp có thể tự tạo sẵn kịch bản lời chào khi khách hàng gọi đến, không phân biệt nhu cầu của họ (gặp tổng đài viên, chuyển trực tiếp máy đến nhánh liên quan, gọi đến ngoài giờ làm việc, để lại lời nhắn…). Nhờ đó quá trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động và hiệu quả hơn.
Dich Vu Tong Dai Ao La Gi 1

+ Tính năng voicemail: Tự động sao lưu thư thoại trong trường hợp tất cả nhân viên bận hoặc ngoài giờ làm việc và nghe lại lời nhắn thoại trên số máy nhánh hoặc email.

+ Chuyển hướng cuộc gọi vào di động: Hệ thống hỗ trợ chuyển tiếp cuộc gọi vào số di động khi nhân viên ở bên ngoài công ty hoặc điện thoại di động không có kết nối internet (Wifi, 3G/4G).

+ Tính năng điều hướng cuộc gọi thông minh:  Tự động điều hướng cuộc gọi đến điện thoại viên gần nhất Phân phối cuộc gọi đến từng bộ phận chuyên môn, tiếp nhận và xử lý thông tin Chia máy nhánh và cho phép khách hàng bấm phím để gặp trực tiếp.

+ Không giới hạn máy nhánh: Khi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phát triển, bạn cần mở thêm đại lý và do đó cần tăng số lượng máy nhánh. Với tổng đài truyền thống bạn phải mất thêm chi phí để đi đường dây và mua hệ thống dây cáp điện thoại, tuy nhiên với tổng đài ảo, việc mở rộng số máy nhánh luôn đơn giản và chi phí rất thấp. Nhờ đó, doanh nghiệp không phải lo lắng về những chi phí phát sinh hay điều kiện để mở rộng số máy nhánh.

+ Thiết lập đầu số khác nhau như 1800, 1900, số cố định và số di động: Tích hợp hầu hết đầu số của các nhà mạng: Mobifone, Viettel, Vinaphone, FPT, CMC…

+ Gọi tự động: Với tính năng gọi tự động, doanh nghiệp có thể tải danh sách khách hàng lên CRM, sau đó cài đặt lịch gọi theo lịch bản tạo sẵn. Tổng đài sẽ tự động lấy các kịch bản được thiết lập để gọi cho danh sách khách hàng đã tải lên trước đó. Các kịch bản có thể điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng. Tính năng này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, chăm sóc, lấy ý kiến khách hàng, quảng cáo chủ động, nhắc lịch hẹn…

+ Điện thoại hội nghị – CONFERENCE CALL:  Doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh? Một cuộc họp có mặt đầy đủ các thành viên tại một địa điểm là hết sức khó khăn? Tính năng Điện thoại hội nghị – cho phép doanh nghiệp thực hiện cuộc gọi với nhiều.

+ Tích hợp API: Cho phép ứng dụng thứ ba dễ dàng tương tác và nhận chi tiết cuộc gọi để lập điều khiển cuộc gọi và báo các yêu cầu riêng. Tích hợp sâu và đa ứng dụng CRM, tất cả thông tin, lịch sử giao dịch của khách hàng được hiển thị để nhân viên chăm sóc khách hàng chu đáo hơn, tiết kiệm thời gian và công sức của doanh nghiệp. API tích hợp mạnh mẽ với:

  1. API cho mobile (Android/iOS/React Native/Phone Gap)
  2. API cho Web (JavaScript)
  3. REST API / Webhook