Quy trình hoạt động tổng đài ảo như thế nào?

Tổng đài ảo là một tổng đài điện thoại sử dụng trên mạng ảo, chỉ cần có kết nối internet hay 3G hoặc 4G là có thể sử dụng. Doanh nghiệp muốn hiểu rõ những tính năng hữu ích của tổng đài ảo trước hết phải hiểu rõ quy trình hoạt động tổng đài ảo như thế nào? Để có thể áp dụng hệ thống này công ty một cách hiệu quả hơn.

1. Phân phối cuộc gọi đến

– Đến doanh nghiệp của bạn

+ Khách hàng của bạn liên lạc với bạn thông qua một số điện thoại miễn phí hoặc nội bộ.

+ Bạn sẽ sử dụng những số có sẵn của bạn hoặc số mà chúng tôi cung cấp cho bạn.

+ Khi một cuộc gọi được thiết lập, Virtual PBX sẽ hoạt động với một tiếp tân ảo hướng dẫn khách hàng thực hiện cuộc gọi.

– Đến nhân viên

+ Nếu khách hàng biết số máy nhánh của nhân viên, họ sẽ được kết nối và gọi vào bất cứ lúc nào.

– Đến bộ phận hỗ trợ dự phòng

2. Thiết lập cuộc gọi đến bất cứ đâu

» Sử dụng bất kỳ điện thoại nào

– Người gọi sẽ gọi vào số máy nhánh của nhân viên mà họ muốn gặp.

– Người gọi sẽ ở trong chế độ chờ khi Virtual PBX gọi đến số máy nhánh của nhân viên.

– Khi nhân viên nhấc máy, Virtual Pbx sẽ kết nối cuộc gọi cho khách hàng và nhân viên.

» Sử dụng bất kỳ số điện thoại nào

– “Follow-me” cho phép mỗi nhân viên sử dụng đến 4 số điện thoại và cuộc gọi sẽ được định tuyến đến bất kì loại điện thoại nào.

Quy Trinh Hoat Dong Tong Dai Ao 1

» Thực hiện cuộc gọi từ mọi địa điểm

– Đây không phải là một dịch vụ phần cứng của PBX hay VoIP, hệ thống của chúng tôi không giới hạn bạn trong một không gian làm việc cố định. Bạn có thể nhận cuộc gọi từ bất cứ nơi nào bạn muốn làm việc.

» Thiếp lập một văn phòng ảo

– Bạn thậm chí có thể thiết lập một “văn phòng ảo” và tiết kiệm chi phí như tiền thuê nhà và các tiện ích.

– Nhân viên có thể sử dụng bất kì điện thoại nào họ muốn và ở bất cứ đâu.

3. Thao tác với hộp thư thoại

» Để lại tin nhắn thoại

– Khi cuộc gọi đến cho một nhân viên mà ko đc trả lời, người gọi đến sẽ để lại 1 thư thoại để thông báo.

» Nhận thông báo

– Nhân viên sẽ được thông báo khi họ nhận được một thư thoại hay là fax.

– Thông báo sẽ được nhận bằng email, trên web hoặc tin nhắn đến điện thoại, thậm chí được chuyển đến máy nhắn tin.

» Truy tìm tin nhắn

– Tin nhắn được truy tìm theo 3 cách:

+ Email: tin nhắn thư thoại được đính kèm file âm thanh (WAV). Tin nhắn Fax đc đính kèm dưới dạng file PDF.

+ Web: Nghe hoặc download bất kì tin nhắn nào từ cổng thông tin bào mật của web.

+ Phone: nhân viên có thể gọi đến số máy nhánh của họ để nghe thư thoại bất kì lúc nào (hoặc bất kì điện thoại di động nào).