Tại sao doanh nghiệp nên dùng tổng đài tích hợp CRM?

Doanh nghiêjp của bạn đang cần xây dựng, triển khai và lắp đặt một hệ thống tổng đài chuyên nghiệp để kết nối với khách hàng tốt nhất? Vậy, bạn đã biết đến tổng đài tích hợp với CRM chưa? Bài viết dưới đây sẽ chỉ sẽ giải đáp thắc mắc của bạn.

Tổng đài tích hợp CRM là gì?

CRM hay Customer Relationship Management – hệ thống quản lý quan hệ khách hàng giúp doanh nghiệp điều khiển được các giao dịch, tương tác với khách hàng và hiểu rõ họ cần gì, thuộc nhóm đối tượng nào… nhằm đề ra các biện pháp giải quyết thích hợp.

Mặt khác, tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp thực hiện hàng loạt các cuộc gọi đến và đi với chi phí tiết kiệm nhất. Không những vậy, công cụ này còn cho phép ghi âm nội dung giao dịch, gọi ra/vào theo danh sách chỉ định, quản lý cước…

Tong Dai Ket Hop Crm 2
Tổng đài tích hợp CRM ra đời giúp chúng ta dễ dàng liên lạc trực tiếp với khách hàng

Sự kết hợp giữa hai công cụ này cho phép doanh nghiệp tăng cường hiệu quả của hoạt động chăm sóc khách hàng lên gấp nhiều lần. Theo đó, nó cho phép tư vấn viên trực tiếp truy cập vào thông tin người dùng có sẵn trên CRM hoặc ghi chú lại data khách hàng nếu đó là người dùng mới.

Theo đó, mỗi khi khách hàng gọi tới đường dây, nếu họ là người dùng cũ, các thông tin về họ tên và nội dung cuộc giao dịch cũ lên màn hình điện thoại để giúp tư vấn viên chăm sóc tốt hơn.

Những chức năng nổi trội của tổng đài kết hợp CRM

Hộp thư trả lời tự động

Tự động hóa các yêu cầu của khách hàng với hộp thư trả lời tự động là chức năng rất quan trọng của việc tích hợp tổng đài ảo vào CRM. Theo đó, chức năng này hướng dẫn người dùng một cách chính xác nhất các bước chuyển hướng hoặc các cách giải quyết đơn giản nhất cho vấn đề của họ.

Tự động cập nhật thông tin khách hàng

Khi có khách hàng gọi đến số tổng đài, phần mềm sẽ tự động đổ chuông thông báo. Nếu khách hàng này đã có dữ liệu và được lưu trữ trên hệ thống CRM thì toàn bộ thông tin chi tiết về họ sẽ được hiển thị trực tiếp trên màn hình (lịch sử mua hàng, sử dụng dịch vụ, các cuộc gọi, meeting…) giúp tư vấn viên chăm sóc chu đáo hơn.

Ngược lại, nếu đây là khách hàng mới, CRM sẽ tự động pop-up khung thông tin để giao dịch viên ghi lại thông tin người dùng, nhằm phục vụ cho các mục đích khác sau này.

Định tuyến cuộc gọi

Để không bỏ lỡ bất kì cuộc gọi nào của khách hàng, chức năng định tuyến sẽ giúp doanh nghiệp tăng doanh thu một cách gián tiếp và cải thiện hiệu quả trải nghiệm người dùng. Theo đó, căn cứ vào giờ làm việc của công ty, phần mềm này sẽ tự động chuyển hướng cuộc gọi của người dùng đến các máy nhánh trong giờ hành chính, tùy tho mức độ vấn đề được ưu tiên.

Ngược lại, nếu ngoài giờ làm việc, khách hàng sẽ được gửi thông báo đợi, ghi âm lại yêu cầu hoặc chuyển hướng cuộc gọi đến các số máy di động để được chăm sóc.

Ghi âm và lưu trữ

Hỗ trợ tích hợp với tổng đài lưu trữ các file ghi âm nội dung cuộc gọi và quản lý file ghi âm để có thể nghe lại. Đồng thời, hỗ trợ ghi cước chi tiết cho mỗi cuộc gọi, bao gồm: ngày giờ gọi, kênh gọi vào, số máy nhánh, thời gian kết nối, thời gian đàm thoại,.. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng hiệu quả hơn và cải thiện kỹ năng telesale cho tư vấn viên.

Tong Dai Ket Hop Crm 1

Thực hiện trực tiếp với phần mềm

Tất cả các thông tin về khách hàng và lịch sử giao dịch đều được cập nhật trực tiếp trên màn hình cuộc gọi của tư vấn viên, kể cả khung thông tin pop-up để cập nhật data khách mới. Nhờ đó, các thao tác tìm kiếm, bấm số, nhập liệu và lưu trữ đều sẽ được tối ưu một cách nhanh chóng.

Lý do các doanh nghiệp nên dùng tổng đài kết hợp CRM

  1. Giúp tiết kiệm chi phí, thời gian trong việc quản lý của doanh nghiệp

Vì hệ thống tổng đài kết hợp CRM đã tự động cập nhật được tất cả những thông tin khách hàng do đó chúng ta không còn phải tốn thời gian quản lý thông tin bằng các biện pháp thông thường. Các nhà quản trị dễ dàng theo dõi mọi hoạt động cũng như tiện lợi hơn trong việc phân quyền để nhân viên thực hiện công việc và chức năng của mình. Xa hơn thế nữa các CEO cũng tiện lợi hơn trong việc tiếp nhận và quản lý tất cả mọi hoạt động của các phòng ban doanh nghiệp.

  1. Giúp gia tăng lượng khách hàng và tăng khách hàng thân thiết

Có thể thấy rõ lý do đầu tiên mà các doanh nghiệp nên sử dụng giải pháp tổng đài kết hợp CRM đó chính là bởi vì nó giúp gia tăng lượng khách hàng và tăng thêm số khách hàng thân thiết. Bởi vì hệ thống này cho phép quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học và tập trung. Chỉ cần một cú click chuột thì tất cả những thông tin của khách hàng đều được hiện lên đầy đủ. Nhờ vào điều này sẽ giúp cho các nhân viên chăm sóc nâng cao chất lượng dịch vụ cũng như từ đó giúp đáp ứng tốt nhất nhu cầu mà khách hàng mong muốn. Và dĩ nhiên khi khách hàng đã hài lòng với chất lượng dịch vụ của tổng đài thì từ đó kéo theo lượng khách hàng cũng tăng thêm một cách đáng kể.

 

Với một số là một số thông tin sơ lược về tổng đài kết hợp CRM mà chúng tôi cũng cấp. Hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian quản lý và chi phí hoạt động. Chúc doanh nghiệp của bạn thành công với sự kết hợp này!