Quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp bạn nên biết

Việc sử dụng hệ thống tổng đài ảo hiện nay chính là xu hướng của các doanh nghiệp. Không những vì hiệu quả doanh số, tổng đài ảo còn giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp. Nhằm nối tiếp chuỗi bài viết chia sẻ về hệ thống tổng đài ảo. Trong bài viết này chúng tôi sẽ giúp làm rõ hơn đến các doanh nghiệp về quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp.

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo sở hữu các tính năng cơ bản của một tổng đài truyền thống với các cuộc gọi nội bộ, gọi ra ngoài đều nằm trên 1 đường thuê bao. Tạo ra mạng lưới gọi nội bộ, giúp tiết kiệm chi phí cuộc gọi cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, các tổng đài ảo phát triển hơn thường tích hợp sẵn hệ thống CRM giúp quá trình chốt sales, chăm sóc khách hàng diễn ra hiệu quả hơn. Ngoài ra tiết kiệm được các khoản chi phí của 1 dịch vụ kèm theo.

Quy Trinh Lap Dat Tong Dai Ao Cho Doanh NghiepKhái niệm về tổng đài ảo

2. Quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Khác với hệ thống analog, doanh nghiệp có thể cần phải chờ từ vài ngày đến vài tuần. Điều này tùy theo quy mô của công ty. Tuy nhiên việc có thời gian chờ quá lâu sẽ gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quy Trinh Lap Dat Tong Dai Ao Cho Doanh Nghiep 1Quy trình lắp đặt tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Trong khi đó quy trình đăng ký và lắp đặt 1 tổng đài ảo thông thường chỉ vỏn vẹn trong 4 bước. Khoảng thời gian cần bỏ ra chỉ là vài giờ làm việc dù mô hình doanh nghiệp lớn hay nhỏ.. Các vấn đề về vận hành, lắp đặt, hướng dẫn sẽ có đội ngũ của đơn vị cung cấp dịch vụ hỗ trợ.

  • Bước 1: Lựa chọn gói cước thích hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Sẽ mất chút thời gian nếu trước đó bạn chưa từng tìm hiểu về dịch vụ tổng đài ảo. Lựa chọn gói cước phù hợp và có thể yêu cầu báo giá các tính năng kèm theo nếu cần thiết.
  • Bước 2: Lựa chọn đầu số cố định. Thông thường bạn sẽ thấy có các đầu số như 024/028/… Các đầu số này có phân chia theo tỉnh thành và nhà mạng cụ thể. Bên cạnh đó, nếu doanh nghiệp bạn hướng tới việc tăng nhận diện tổng đài và để thương hiệu trông chuyên nghiệp hơn có thể tìm hiểu về đầu số 1900 hoặc 1800.
  • Bước 3: Bạn có thể tự tay lên kịch bản lời chào, phân chia các các cuộc gọi đến cho từng bộ phận hoặc nhân viên.
  • Bước 4: Phía đơn vị cung cấp sẽ kích hoạt dịch vụ, bàn giao và hướng dẫn sử dụng.

3. Lợi ích của tổng đài ảo đối với doanh nghiệp

Chỉ với một tổng đài ảo cơ bản, doanh nghiệp có thể tạo ra hiệu quả telesales gấp 3 lần so với truyền thống. Lượng tiếp cận nhiều hơn với các tính năng đi kèm. Ngoài ra, ưu điểm chính của một tổng đài ảo đó là có thể làm việc dù đang ở đâu. Điều này đã giúp rất nhiều doanh nghiệp vượt qua khó khăn khi phải làm tại nhà mùa dịch.

Quy Trinh Lap Dat Tong Dai Ao Cho Doanh Nghiep 2Lợi ích cho doanh nghiệp

Bên cạnh đó, tổng đài ảo còn giúp tiết kiệm tối đa chi phí cho doanh nghiệp. Các cuộc gọi ra sẽ được tự động chọn nhà mạng để tiết kiệm tiền điện thoại. Gọi hàng loạt đến hàng trăm khách hàng chỉ trong thời gian rất ngắn bằng tính năng auto-call giúp tiết kiệm chi phí thuê nhân sự và chi phí thời gian.

4. Lời kết

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình lắp đặt tổng đài ảo mà chúng tôi muốn chia sẻ. Chúc các bạn thành công!

Share your love
0906039838
Facebook Chat Skype Maps