Lắp đặt tổng đài điện thoại

Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại chuyên nghiệp và nhanh chóng

Ngày nay, điện thoại bàn là vật không thể thiếu trong bất cứ văn phòng nào. Việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao. Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.

Lắp đặt tổng đài điện thoại giúp bạn có một mạng thông tin liên lạc giữa các máy nội bộ trong doanh nghiệp, cũng như từ các máy nội bộ ra bên ngoài một cách thuận tiện, ít tốn kém nhất. Bạn cũng có thể quản lý hệ thống điện thoại của mình bằng cách cho phép hay không cho phép một máy nào đó trong nội bộ thực hiện các cuộc gọi ra ngoại tỉnh, di động,…

1. Tìm hiểu về tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại là hệ thống chuyển mạch tự động để thiết lập các cuộc gọi nội bộ giữa các thiết bị đầu cuối hoặc gọi ra ngoài trên một số đầu thuê bao của các nhà cung cấp.

Nếu như trước đây, tổng đài điện thoại chỉ bị giới hạn ở việc chuyển tiếp các cuộc gọi thoại thì nay đã được cải tiến thêm nhiều tính năng hiện đại. Bao gồm việc truyền tải hình ảnh, video, dữ liệu,…

Quy Trinh Lap Dat Tong Dai Dien Thoai Chuyen Nghiep Tìm hiểu về tổng đài điện thoại

Doanh nghiệp khi lắp đặt tổng đài điện thoại có 3 phương pháp chính để lựa chọn là:

  • Tổng đài truyền thống Analog: Hoạt động bằng công nghệ thoại truyền thống thông qua các đường Line bưu điện. Các đường line sẽ được nhà cung cấp kéo trực tiếp tới địa chỉ cần lắp đặt khi khách hàng đăng ký.
  • Tổng đài IPQuy trình lắp đặt đơn giản và các loại thiết bị cần chuẩn bị cũng được tối giản hóa. Chỉ cần đường truyền Internet, thiết bị điện thoại đầu cuối là bạn đã có thể thiết lập một tổng đài IP bằng công nghệ điện toán đám mây rất nhanh chóng.
  • Tổng đài ảo VoIPLà hệ thống tổng đài điện thoại được nâng cấp từ tổng đài IP, cung cấp những cuộc gọi chất lượng cao, chi phí thấp. Lắp đặt tổng đài điện thoại kiểu này chỉ cần có điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động, hay kết nối thiết bị VoIP Gateway trên nền tảng điện thoại Analog có sẵn.

Hiện nay thì lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại IP và VoIP đang được ưa chuộng hơn cả.

2. Lợi ích của lắp đặt tổng đài điện thoại

Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

  • Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.
  • Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí,có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.
  • Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau không mất phí.
  • Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.
  • Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.
  • Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

3. Lưu ý khi thi công tổng đài điện thoại

Khi lựa chọn lắp đặt tổng đài điện thoại phù hợp cho đơn vị của mình, chúng tôi có 3 lưu ý với doanh nghiệp như sau:

TH1: Lắp đặt tổng đài mới

Nên sử dụng tổng đài IP. Vì có thể tận dụng hệ thống dây mạng có sẵn, không tốn thêm chi phí chạy dây điện thoại riêng.

TH2: Thay tổng đài đã có mạng thoại

Nếu không có yêu cầu các tính năng cao cấp (thường lắp đặt trong hộ gia đình, văn phòng nhỏ) bạn có thể chọn lắp đặt tổng đài điện thoại Analog cho tiết kiệm.

TH3: Công ty có nhiều chi nhánh hoặc có thể mở rộng sau này

Quy Trinh Lap Dat Tong Dai Dien Thoai Chuyen Nghiep 1 Một số lưu ý trong tổng đài điện thoại

Khi có nhu cầu gọi điện nhiều, cần sử dụng nhiều tính năng cao cấp, lại có thể mở rộng mạng lưới về sau mà không gây ảnh hưởng, tổng đài VoIP chính là lựa chọn phù hợp nhất!

4. Quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại

Bước 1: Tiếp nhận và nghiên cứu thông tin, yêu cầu từ khách hàng.

Bước 2: Đưa ra tư vấn về loại tổng đài và loại thiết bị phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.

Bước 3: Khảo sát công trình thực tế, lên bản dự toán thiết bị, phương án lắp đặt cụ thể.

Bước 4: Đội kỹ sư đến lắp đặt tổng đài, cài đặt các tính năng và hướng dẫn khách hàng sử dụng.

Bước 5: Khách hàng thanh toán sau khi đã nghiệm thu công trình.

Bước 6: Quý khách sẽ được bảo hành theo những gì đã ghi trong hợp đồng.

5. Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin về quy trình lắp đặt tổng đài điện thoại mà chúng tôi muốn chia sẻ. Chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

0906039838
Facebook Chat Skype Maps