Softphone là gì

Softphone là gì? Tìm hiểu chi tiết về Softphone trong tổng đài ảo

Sử dụng Softphone giúp doanh nghiệp không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi quan trọng nào bởi họ có thể kết nối với khách hàng trên nhiều thiết bị.

Một thống kê cho biết một trong những nguyên nhân khiến khách hàng thất vọng trước các doanh nghiệp chính là việc không thể nói chuyện với nhân viên hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại. Trước nhu cầu đó, Softphone ra đời và dần được các doanh nghiệp ưa chuộng. Cùng tìm hiểu về Softphone là gì qua bài viết sau bạn nhé.

1. Softphone là gì?

Softphone là một phần quan trọng của phần mềm mô phỏng điện thoại. Phần mềm này cho phép khách hàng thực hiện, nhận và quản lý các cuộc gọi thông qua mạng Internet. Các cuộc gọi có thể thực hiện qua điện thoại di động, máy tính cố định hoặc Laptop, máy tính bảng có kết nối Internet…

Softphone La Gi Tim Hieu Chi Tiet Ve SoftphoneKhái niệm về Softphone

Cụ thể, Softphone cho phép người dùng thực hiện dễ dàng, linh hoạt các cuộc gọi qua dịch vụ VoIP, dịch vụ tổng đài ảo mà không cần phần cứng. Đây là một xu hướng kết nối, lưu chuyển thông tin liên lạc nhanh chóng, phổ biến hiện nay. Không chỉ dùng để gọi thoại, một số phần mềm Softphone còn có thể hỗ trợ bạn thực hiện các cuộc gọi Video.

2. Những điều cần biết về Softphone

2.1 Tối ưu chi phí

Doanh nghiệp có thể tối ưu hoá chi phí khi sử dụng Softphone, không cần đầu tư một hệ thống phần cứng vô cùng rườm rà và đắt đỏ. Chỉ với laptop, hoặc smartphone là có thể sử dụng ngay và có thể sử dụng ở bất kỳ đâu.

Softphone La Gi Tim Hieu Chi Tiet Ve Softphone 1Tối ưu chi phí

2.2 Liên lạc nội bộ

Hiện nay, những doanh nghiệp đa số đều có nhiều chi nhánh, nhiều phòng ban khác nhau để đáp ứng nhu cầu khách hàng theo từng khu vực. Vì vậy việc liên lạc giữa các chi nhánh, phòng ban, trao đổi thông tin sẽ gặp khá nhiều cản trở. Tuy nhiên, Softphone có thể giải quyết được khó khăn này cho doanh nghiệp khi được tích hợp trực tiếp vào tổng đài ảo, thống nhất kênh liên lạc giữa các bộ phận, chi nhánh. Việc quản lý thông tin cuộc gọi cũng trở nên dễ dàng hơn.

2.3 Sự linh hoạt

Softphones có thể kết nối bạn với đồng nghiệp, đối tác cho dù bạn ở bất cứ đâu một cách vô cùng thuận lợi. Sử dụng Softphone là một lựa chọn tuyệt vời vì chúng không dây và có thể mang theo bên mình mọi lúc.

Softphones có thể được cài đặt trên máy tính bàn, máy tính xách tay hoặc điện thoại thông minh. Nhân viên có thể truy cập tất cả các tính năng hữu ích của tổng đài bất kể họ ở đâu. Mặt khác, vì không kết nối bằng dây nên chúng có thể giúp văn phòng của bạn bớt lộn xộn hơn.

2.4 Tính năng đa dạng

Ngoài tính năng nghe gọi thông thường, Softphone còn có những tính năng ưu việt khác như: ghi âm cuộc gọi, lời chào tự động, tích hợp đầu số, đàm thoại nhiều bên,…

3. Ưu và nhược điểm khi sử dụng các phần mềm Softphone

3.1 Ưu điểm

Một trong những ưu điểm nổi trội khi sử dụng các phần mềm Softphone là tiết kiệm chi phí. Đặc biệt, khi doanh nghiệp đã có sẵn nhà cung cấp thoại qua IP thì việc bổ sung thêm Softphone sẽ không tốn kém. Ngoài ra, các ứng dụng Softphone độc lập cũng thường chỉ có giá không quá 50 USD mỗi tháng mà thôi.

Softphone La Gi Tim Hieu Chi Tiet Ve Softphone 2Ưu nhược điểm của Softphone

Thêm vào đó, bạn sẽ không cần phải trả phí cho các tính năng bổ sung và phần cứng phòng họp đắt tiền vì Softphone được trang bị để xử lý các cuộc gọi hội nghị bằng âm thanh và truyền hình.

Ngoài tiết kiệm chi phí, Softphone còn:

  • Có giao diện trực quan, dễ sử dụng;
  • Hoạt động chỉ với phần cứng hiện có;
  • Có khả năng tương thích với nhiều trình duyệt và thiết bị khác nhau;
  • Không yêu cầu có đường dây điện thoại chuyên dụng;
  • Cấu trúc định giá theo tầng chi phí thấp, thích hợp cho các doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập;
  • Linh hoạt về vị trí địa lý;
  • Nâng cấp và cài đặt phần mềm dễ dàng; quá trình thiết lập nhanh chóng;
  • Tích hợp phần mềm CRM;
  • Cải thiện khả năng cộng tác nhóm;
  • Tăng tính riêng tư cho số điện thoại;
  • Khả năng thêm đường dây điện thoại thông qua cổng trực tuyến;
  • Dịch vụ khách hàng hợp lý;
  • Khả năng gọi Video từ mọi thiết bị.

3.2 Nhược điểm

Nhược điểm lớn nhất của phần mềm Softphone đó là hoạt động phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối Internet. Điều này được hiểu là khi có sự cố như mất điện, bão, băng thông không đủ xảy ra sẽ ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và tính khả dụng tổng thể. Vì nguyên nhân này, nhiều doanh nghiệp phải trang bị thêm một hệ thống điện thoại truyền thống để dự phòng.

Điều thứ hai, đó là hầu hết các nhà cung cấp giao thức thoại qua Internet đều đã bao gồm các tính năng của Softphone. Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải chi trả một khoản chi phí trả trước. Mặc dù vậy, dịch vụ này sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí hoạt động kinh doanh tổng thể trong dài hạn.

4. Lời kết

Trên đây là toàn bộ những thông tin về Softphone mà chúng tôi muốn chia sẻ. Chúc các bạn thành công!

 

Share your love
0906039838
Facebook Chat Skype Maps