Tổng đài ảo là gì? Lợi ích mà tổng đài ảo mang lại

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, hệ thống tổng đài ảo ra đời đem đến cho các doanh nghiệp nhiều những lợi ích khi vừa giúp tiết kiệm chi phí, vừa mang đến nhiều sự tiện dụng trong quá trình sử dụng. Vậy tổng đài ảo là gì? Lợi ích của tổng đài ảo cho doanh nghiệp như thế nào? hãy cùng chúng tôi tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là dịch vụ điện thoại sử dụng internet trên nền mạng IP thay vì sử dụng đường dây điện thoại kéo từ bưu điện như thông thường. Với dịch vụ tổng đài ảo, là một hệ thống điện thoại doanh nghiệp được lưu trữ hoàn toàn trên các máy chủ trong các trung tâm dữ liệu ngoài trang web và được cung cấp qua internet. Tổng đài ảo có thể cung cấp nhiều tính năng hơn cả hệ thống điện thoại PBX truyền thống, đồng thời cho phép quản trị viên phi kỹ thuật dễ dàng thiết lập mọi thứ.

Tong Dai Ao La Gi Loi Ich Cua Tong Dai Ao Khái niệm về tổng đài ảo

Doanh nghiệp khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo có thể sử dụng trên:

  • Điện thoại IP
  • Trên máy tính
  • Trên Smartphone

2. Lợi ích của tổng đài ảo

2.1 Chi phí thấp

Khi sử dụng tổng đài ảo truyền thống, bạn cần trả phí cho việc cài đặt và bảo trị điện thoại cố định cũng như phần cứng cục bộ để kết nối với mạng điện thoại chuyên dùng. Trong khi đó, việc áp dụng hệ thống tổng đài ảo sẽ ít tốn kém hơn. Lý do vì mọi hoạt động như cái đặt, bảo trì hay lưu trữ đều thuộc quyền của nhà cung cấp.

Tong Dai Ao La Gi Loi Ich Cua Tong Dai Ao 1 Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí

2.2 Có khả năng mở rộng

Ưu điểm nổi bật của tổng đài ảo là thiết lập dễ dàng, không phụ thuộc vào phần cứng. Vì vậy, chúng rất thích hợp cho các doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng chi nhánh, văn phòng. Bên cạnh đó, quá trình mở rộng cũng vô cùng đơn giản. Người dùng chỉ cần thông báo với bên cung cấp về việc muốn mở rộng và trang bị thêm hạ tầng mạng, thiết bị nghe gọi là có thể mở rộng nhanh chóng.

2.3 Thân thiện trên điện thoại

Với sự phát triển vượt bậc của công nghệ, hầu hết người dùng đều chuyển sang các thiết bị di động. Những thiết bị này nhỏ gọn, thuận tiện trong quá trình di chuyển. Vì vậy, các nhà cung cấp đã phát triển ứng dụng qua smartphone. Các ứng dụng này hoạt động mạnh mẽ trên hai nền tảng phổ biến là iOS và Android.

Do hệ thống dựa trên IP nên người dùng có thể sử dụng dễ dàng điện thoại IP, điện thoại cố định hoặc tai nghe gắn vào máy tính.

2.4 Tích hợp dễ dàng

Tổng đài ảo hoạt động dựa trên địa chỉ IP vì vậy chúng dễ dàng kết nối với các ứng dụng bên ngoài. Chẳng hạn như phần mềm chăm sóc khách hàng, các công cụ tương tác bằng giọng nói, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán,…

2.5 Chuyển tiếp nhanh chóng

Quá trình chuyển tiếp cuộc gọi giờ đã trở nên dễ dàng hơn. Lý do vì tổng đài ảo sử dụng địa chỉ IP để định tuyến cuộc gọi. Người dùng chỉ cần chuẩn bị tai nghe và điện thoại kết nối mạng là có thể cuộc gọi chuyển tiếp dễ dàng.

Với lợi ích này, người dùng sẽ hạn chế gặp phải thời gian chế hoặc các vấn đề khiến hệ thống ngừng hoạt động.

2.6 Quản lý trực tuyến hiệu quả

Nhà cung cấp dịch vụ cho phép người dùng tự quản lý trực tuyến. Đây là một giao diện kỹ thuật số trên trang web. Nhờ đó, bạn có thể quản lý mọi cuộc gọi và những tài khoản tổng đài ảo khác nhau một cách dễ dàng. Bên cạnh đó, bạn có thể tự hỗ trợ khách hàng nhanh chóng thông qua giao diện trực tuyến.

2.7 Khả năng tự động linh hoạt

Cụm từ “lễ tân ảo” đã trở nên phổ biến đối với nhiều doanh nghiệp. Đây chính là tính năng “tiếp viên tự động” của tổng đài ảo. Mọi cuộc gọi đến khách hàng luôn được xử lý chuyên nghiệp. Ngoài ra, các cuộc gọi sẽ được ghi lại và chuyển đến nhân viên, phòng ban thích hợp.

Bên cạnh đó, tiếp viên tự động có thể xử lý nhiều cuộc gọi cùng lúc. Đặc biệt, tín hiệu của gọi của tổng đài ảo không bao giờ bận. Do đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng mình không bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi nào của khách hàng.

2.8 Luôn cập nhật phần cứng

Khi sử dụng tổng đài ảo hiện đại, bạn không bao giờ gặp phải tình trạng phần cứng bị lỗi thời, cần nâng cấp liên tục. Các nhà cung cấp dịch vụ PBX chuyên nghiệp luôn mang đến cho người dùng công nghệ hiện đại và những sản phẩm với phiên bản cập nhật tốt nhất.

Xây dựng hệ thống tổng đài ảo chính là giải pháp hiệu quả khiến doanh nghiệp bạn trở nên uy tín và chuyên nghiệp hơn. Qua bài viết trên, Tino Group hy vọng bạn sẽ có cái nhìn mới mẻ hơn đối với tổng đài ảo.

3. Lời kết

Trên đây là toàn bộ khái niệm và lợi ích của tổng đài ảo mà chúng tôi muốn chia sẻ. Mong những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình làm việc, chúc các bạn thành công!

Leave a Reply

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

0906039838
Facebook Chat Skype Maps